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一
公司采购合同内容
本公司采购合同的条款构成采购合同的内容，应力求具体明确，便于执行，避免不必要的纠纷，主要条款如下：
1个
商品品种、规格、数量
商品品种要具体，避免使用综合品名； 商品规格应注明颜色、款式、尺码、品牌等； 货物数量应按国家统一计量单位标注。
必要时，可附上商品品种、规格、数量的详细清单。
2个
产品质量和包装
合同应当约定货物应符合的质量标准，并注明国家或部委标准； 无国家标准或部标的，双方协商订货（发货）来样； 对于次品和次品，应规定一定的标准。 比例，并注明其标准； 属于保修换货、保修、退款方式的商品，应写明具体条款； 对于商品的包装方式、使用的包装材料、包装的式样、规格、体积、重量、标志和包装物的处理等，应当详细说明。
3个
产品价格及支付方式
合同中应当对商品的价格作出具体规定，包括定价方式和价格变动的处理方式，以及副产品和次品价格的扣除方式； 结算方式和结算程序。
4个
交货期、地点和交货方式
交货（交货）期限（日期）应根据有关规定，结合双方的实际情况、商品特性和运输条件确定。 同时要明确货物的运送方式是派送、托运还是自提。
5个
商品验收方式
合同应当约定货物数量和质量验收的方式、期限和地点。
6个
违约责任
一方不履行合同，势必影响另一方的经济活动。 因此，违约方应承担重大责任，并赔偿对方因此受到的损失。 签订合同时，应明确规定下列三种情况供方应支付违约金或赔偿金：
① 未按照合同约定的数量、品种、规格供货的；
② 未按合同规定的质量标准交货；
③逾期交货。
买方逾期结清货款或提货、临时改变送货地点等，买方应支付违约金或赔偿金。
7
修改和终止合同的条件
合同应当明确在什么情况下可以变更或者解除合同，在什么情况下不能变更或者解除合同，变更或者解除合同应当采取什么程序。
此外，还应根据实际情况，在采购合同中增加一些具体的补充条款，使签订的合同更加切实有效。
二
签订采购合同
1个
签订采购合同的原则
① 合同当事人必须具有法人资格。 这里所称的法人，是指具有一定的组织结构和对财产的独立支配权，能够独立从事商品流通活动或者其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序设立的企业。
②合同必须合法。 即合同必须按照国家法律、法令、方针政策的规定签订，其内容和程序应当符合合同管理有关的具体规定和实施细则。
③ 签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④ 签订合同必须坚持等值、有偿的原则。
⑤ 当事人应以自己的名义签订经济合同。 委托他人代签的，必须有委托书。
⑥ 购货合同应采用书面形式。
2个
签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同双方就合同内容进行协商，取得一致意见，并签订书面协议的过程。 一般分为五个步骤：
①合同提案。
合同建议书，是指一方当事人向另一方当事人提出的订立合同的要求或建议，又称要约。 合同建议书应提出订立合同所必需的主要条款和对方答复的期限，以便对方考虑是否订立合同。 提议人在答辩期内不得拒绝承诺，即提议人在答辩期内受其提议的约束。
②接受提议。
接受提议即表示该提议被另一方接受，双方同意合同的主要内容。 双方签订书面合同后，合同即可成立，也称承诺。 接受不能附带任何条件。 附加其他条件的，视为拒绝报价，重新报价。 新要约发出后，原要约人成为接受新要约人，原接受人成为新要约人。 在实践中，签订合同的双方就合同内容反复协商的过程就是提出要约——新要约和重复要约——直至接受的过程。
③ 填写合同文本。
④ 办理签约手续。
⑤向签证机关申请签证，或到公证处办理公证。
对于某些经济合同，法律规定应当经主管部门批准或者工商行政管理部门签证。 对于不需要签证的合同，双方可以协商决定是否申请签证或公证。
3个
公司采购合同管理
采购合同管理应做好以下工作：
(l) 加强对公司采购合同签订的管理
加强采购合同签订管理，一是加强合同签订准备工作的管理。 签订合同前，要认真研究市场需求和货物供应情况，掌握企业经营情况、库存情况和签约方情况。 企业购销任务收集各种信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。 另一方面，要加强合同签订环节的管理。 签订合同时，必须严格审查有关合同法律法规的规定，使签订的合同合理、合法。
（二）建立合同管理组织和管理制度，确保合同的履行。 企业应设立专职机构或专职人员建立合同登记、报告和检查制度，统一遵守合同，统一监督检查合同执行情况，发现问题及时处理。 、采取违约处理措施，提出索赔，解决纠纷，确保合同的履行。 同时，可以加强与合同相对方的联系，密切配合，促进合同的实现。
（三）处理好合同纠纷
企业经济合同发生纠纷时，双方可以协商解决。 协商不成的，企业可以向国家工商行政管理总局申请调解、仲裁，也可以直接向法院起诉。
（四）信守合同，树立良好的企业形象
合同的履行不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且关系到企业的信誉和形象。 因此，加强合同管理有利于树立良好的企业形象。
采购管理制度及采购流程
一、目的：
规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，最大限度地降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围
适用于公司范围内的采购管理
三、内容
（一）总则：为加强采购工作管理，提高采购工作效率，制定本制度。 所有采购人员及相关人员均应依据本制度开展工作。
（2）基本流程：采购需求——寻找供应商——询价、比价、谈判——采购谈判——合同签订——交货验收——质检——入库——计划对账——财务结算
（三）采购流程图如下：
4. 规章制度
（一）采购需求的提交
1.定义：采购需求是指一个部门根据生产经营需要，确定一个或几个项目，按照规定的格式填写，并按照既定流程申请获取这些项目的过程。
2、采购需求流程如图：
3.请购单要素
一份完整的采购申请应包括以下要素：
l 领用部门；
l 请购买该物品所属的物品；
l 征用目的；
l 购买物品的名称；
l 购买物品的数量；
l 采购物品规格；
l 请购买商品的样品、图纸或技术资料；
l 请购买商品的需求时间；
l 如有特殊购买需求请备注；
l 完成采购申请的人；
l 采购部负责人；
l 采购申请的审核人；
l 财务审核员；
l 公司总经理。
4.请购单及其提交规定
l 采购申请单应按要素填写完整、清晰，经公司领导审核通过后报采购部。
l 提交采购申请时，采购申请部门应要求采购部门签收，采购申请部门应做好备份。
l 涉及采购物品种类、数量较多的，可以以附件清单的形式提交，清单的电子文件也要一并提交。
l 公司生产、生活急需物资，如公司领导不在，可通过电话、邮件等方式请示，经批准后报采购部，并签字同意稍后确认程序。
l 如果产品是从单一来源或指定制造商和品牌购买的，申请部门必须作出书面声明。
l 采购申请使用公司规定的统一表格。 采购部门如有变更或补充，应由公司领导书面签字，并报采购部门。
5、提交公司物资采购申请的部门
l 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅助配件等物品，由生产部门报送。
l 公司设备检修、保养所需备品备件、维修工具等物品由生产部提供。
l 公司的物品、固定资产或其他生活、办公用品由主管部门报送。
l 公司各部门专用材料，由各部门自行提交。
6.采购申请的接收
l 采购部在收到采购申请单时，应按规定核对表格是否填写完整、清晰，并核对采购申请单是否经公司领导批准。
l 接到采购申请书时，原则是无计划不采购，名称、规格不齐全不采购，图纸技术文件不齐全不采购，库存积压材料不采购。
l 联系仓管人员，核对采购物资是否有货，并核对采购台账，查看在途采购物资是否符合采购申请。
l 采购物资不符合要求退回的，及时通知申请采购部门。
七、请购单分工处理
l 审核通过的采购申请，由采购部按照分工和岗位职责进行处理。
l 优先采购紧急采购项目。
l 不能按申请部门要求的日期完成采购的，通知申请部门。
l采购重要项目前应征求公司有关领导的意见。
八、采购周期规定
l 根据采购物品的数量、特性、地域，规定相应的采购周期。
l 采购申请部应按公司规定的时间提前办理采购申请的审批手续，以便采购部按时完成采购。
l 采购部门如未能按时完成采购任务，应向公司领导说明原因。
l 如遇紧急采购，向公司领导汇报，采取快速优先采购的策略。
（二）查询及其规定
l 询价时，请仔细核对请购单的品名、规格、数量、品名，了解其技术要求，遇到问题及时与请购部门沟通。
l 对同类或属性相近的产品，应进行分类整理，集中采购。
l 急需采购项目优先采购。
l 所有采购项目必须直接向制造商或供应商询价，原则上尽量不通过其代理商或各类中介机构询价。
l 对于请购部门所需的物资或设备，如有同等质量、成本更低的替代品，可推荐采购替代品。 采购方提出的备选方案一经选定，将在绩效考核中给予加分。
对于请购部门需要的物品，采购人员应在采购过程中发现有新产品替代采购物品，如未与请购部门沟通，采购也应承担责任。 采购部向用户部门提出修改意见。 一经选定，绩效考核将加分议价比价管理规定，用户部门将相应扣分。
l 重大物资、项目或单次预计采购金额较大的采购，询价前应先向公司有关领导汇报拟邀报价或投标单位的基本情况，并报送公司领导审批后方可询价或发标。
l 相同规格和技术要求，不同品牌需询价。
l 除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、参与比价或招标采购的供应商数量也不同。 数额较大的，公司相关领导将参与督办。
l 受邀进行比价采购或招标采购的单位应具有一定的资质和实力，有能力提供或完成公司所需的材料和工程。
l 询价应按公司规定的表格格式或比价采购或招标采购的完整招标文件格式进行。
l 询价过程中如遇特殊情况，请书面报告公司领导请示。
(3) 比价与议价
l 确认供应商的供货能力、交货时间和产品或服务质量。
l 对合格供应商的价格水平进行市场分析，其他厂家是否有最低价格，报价综合情况比较突出。
l 在接到供应商的第一次报价或开标后，向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想的投标价格。
l 重大项目要通过一定的方式对目标单位的实力和资质进行核实和审查，如通过现场考察等方式，全面了解供应商的实力。
l 参考目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位就价格和条件进行进一步谈判。
（四）比价及谈判结果汇总
l 比价、议价要在汇总前报公司相关领导，征得同意后方可汇总。
l 比价和议价结果汇总应完整列出报价单，
工期、付款方式等价格条件，列出拟选择的单位和选择的理由，按一定顺序逐一审核。
l 比价、议价结果经公司领导审核不通过的，应予以修改或重新处理。
(5) 合同的签订及其条款
(1) 合同文本应包括的要素
l合同名称、编号、签约时间、签约地点。
l 采购品的名称、规格、数量、单价、总价、合同总价、清单、技术文件、确认文件等为合同不可分割的组成部分。
l 包装要求、备品备件包装运输要求。
l 合同总额需含税，包括韵达公司总价，特殊情况需注明。
l 支付方式。
l 交货时间。
l 保质期。
l质量要求和规范。
l 违约责任及纠纷解决办法。
l 双方公司信息。
l 其他协议。
(2) 合同的签订及其条款
l 如涉及技术问题和公司机密，注意保密责任。
l 在起草合同条款时，必须将各种风险降到最低。
l 如订购商品数量多，价值较大或清点困难，请厂家派代表协助清点。
l 开始时必须明确保修期，并应要求制造商尽可能延长产品保修期。
l 详细说明提供发票的时间和要求。
l 根据不同的合同议价比价管理规定，规定不同的付款方式。 例如，对于设备合同，应按照预付款、验收款、调试服务费、质量保证金的顺序，明确支付金额、支付时间和支付条件。
l 与单位首次合作时，应少付或不付预付款。
l 违约责任必须详细、具体。
l 比价汇总相关表格审核完成后方可签订合同。
l 合同签订前，应按规定格式审阅合同初稿。
l 合同审核通过后，由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。
l 所有签订的合同应及时提交给财务部门。
(6) 付款与合同履行
（一）支付流程
（二）支付规定
l 所有签订的合同均按照公司财务报销流程和资本支出审批流程的相关规定进行支付。
l 按进度付款的采购项目，必须确保质检合格后方可付款。
l 根据公司规定及合同规定，符合付款条件的合同在付款时按财务部要求填写相关资金支出及付款审批表，付款后报财务部付款检查完成。
l 财务部门在收到付款审批单后3日内付款，以免影响合同的执行和供货周期。 如遇特殊情况，应延期付款，并及时通知采购部，并上报公司领导。
(3) 合约执行
l 签订的合同由采购部负责人跟进，并由采购部负责人进行监督。 如有问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知采购部和公司领导。
l 在所签合同执行期间，要及时了解合作单位履行合同义务和责任情况，跟踪督促其保质保量，按时履约。
l 在合同履行过程中，严格按照上述约定执行合同，如有未尽事宜，应及时协商并签订补充合同。
（七）入库退货验收
（一）验收流程
(2) 检查
l 对供货单位已履行的合同，采购部门应及时通知质检部门验收。
l 不同种类项目的验收标准，参照公司质检部门的相关规定。
l 质检部门接到采购部门的检验通知后，应及时进行质量检验，并出具质检结果证明。 对生产部门延误使用或未入库的，质检部门负主要责任。
l 公司生活、办公所用材料不在公司质检部门质检范围内。
(3) 储存
l 公司所有生产资料和设备在入库前均应通过质检部门的检验或验收。
l 采购物品运抵公司后，采购部应及时通知领用部，领用部及时安排卸货和搬运。
l 质检部门未及时验收的，仓库在收到发货清单后将其作为暂存材料收下，并妥善保管。
l 经质检部门验收合格的产品入库，及时入库，及时出具入库清单。
l 经质量检验合格的固定资产和劳务，按公司规定不予入库
(4) 退换货
l 质检部门验收不合格的，由采购负责人协调供应商办理退换货。 对不合格项目的名称、规格、原因等进行细分和标注，建立采购不合格项目清单，作为供应商管理评价的依据。
l 因退换货导致货物交货期延长的，应及时通知采购部。 如果急需，根据具体情况做好其他应对准备。
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